ARSIP ELEKTRONIK

A.    PENDAHULUAN

Arsip pada dasarnya dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian besar, jenis pertama

adalah arsip berbasiskan kertas disebut dengan arsip konvensional. Arsip konvensional

terdiri dari arsip tekstual yaitu arsip berbasiskan kertas yang uraian informasinya

berbentuk kertas, arsip foto yaitu arsip berbasiskan kertas yang isi informasinya berupa

citra diam (still visual) tidak bergerak seperti foto, gambar, slide, dan poster, terakhir

adalah arsip kartografi yaitu arsip berbasiskan kertas yang informasinya tertulis dalam

bentuk grafik atau foto metrik, termasuk didalamnya antara lain peta, desain bangun

mesin, desain bangun pesawat, bagan, dan sejenisnya.

Arsip jenis kedua adalah arsip berbasiskan non kertas disebut dengan arsip media baru

yaitu arsip yang berisi informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang

menggunakan peralatan khusus, seperti arsip baca mesin dan arsip pandang dengar yang

terdiri dari arsip rekaman suara yaitu arsip berbasiskan non kertas yang isi informasinya

terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem perekam tertentu, arsip video

yaitu arsip berbasiskan non kertas yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving

images) terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada pita magnetik yang

penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik, terakhir arsip elektronik yaitu

arsip berbasiskan non kertas yang isi informasinya berupa apa saja dengan penciptaannya

menggunakan media teknologi informasi khususnya komputer.

B.     PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI.

Teknologi informasi yang biasa disingkat dengan TI, IT, atau infotech didefinisikan oleh

Haag dan Keen (1996) adalah sebagai seperangkat alat yang membantu pekerjaan dengan

informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi,

dan Martin (1999) mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada

teknologi komputer yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi,

melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi,

sedangkan Williams dan Sawyer (2003) mendefinisikan teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi

yang membawa data, suara, dan video.

Dapat ditarik pemahaman bahwa pengertian teknologi secara umum adalah penerapan

pengetahuan secara sistematis dalam kegiatan industri yang praktis atau suatu kegiatan

yang menggunakan metode industri sedangkan pengertian informasi adalah data yang

telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam

pengambilan keputusan saat ini atau yang akan datang atau informasi merupakan data

yang telah diolah dan disajikan sedemikian rupa yang kemudian digunakan sebagai bahan

pengambilan keputusan. Informasi tersebut merupakan nilai apabila dapat digunakan

sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan, dan informasi tersebut dapat

mengurangi ketidakpastian di masa yang akan datang dimana informasi bagi seseorang

mungkin dipandang sebagai bahan mentah atau data bagi orang lain atau sebaliknya

tergantung kepada kebutuhan orang yang bersangkutan.

Dari definisi di atas terlihat bahwa teknologi informasi tidak sekedar berupa teknologi

komputer secara tunggal, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi, dengan kata

lain yang disebut dengan teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer

dan teknologi komunikasi, atau teknologi informasi adalah cara menggunakan peralatan

atau metode kerja yang lebih canggih dengan menyajikan data-data yang telah dioleh dan

siap digunakan oleh users untuk pengambilan keputusan dalam rangka kelancaran

organisasi secara keseluruhan.

Hal ini diperkuat oleh pendapat Bell dan Langdon (1993) yang menjelasakan bahwa pada

dasarnya teknologi informasi berasal dari dua kata teknologi dan informasi. Teknologi

adalah penggunaan peralatan dan metode yang canggih dibandingkan dengan kegiatan

secara manual, terutama penggunaan sarana komputer.

Sedangkan pengertian informasi tidak dapat dilepaskan dari istilah data yaitu bahan

keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam

sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, atau

hal (Gordon, 1985). Data yang sudah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi

penerima dan memiliki nilai nyata dalam pengambilan keputusan, baik sekarang maupun

yang akan datang itulah yang disebut informasi (Lucas).

C.    PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK

Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronik yang merupakan

hasil penciptaan dan keluaran fisik dari komputer. Pengertian arsip elektronik menurut

NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-

arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer

yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai

machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Sedangkan

menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronik

adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi

lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984,

mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information

which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin:

Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih

dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records, Guide for

Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation Draft),

1996. mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record that is

suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”, (arsip

elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan

menggunakan komputer digital.)

The InterPARES Glossary: A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES

Project, 2002 mendefinisikan arsip sebagai “A record that is created (made or received

and set aside) in electronic form”, (Arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan

dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip sebagai

“Electronic record means any information that is recorded in a form that only a

computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C.

3301”, (Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dalam bentuk yang hanya

komputer yang dapat memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah

Federal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 3301.)

D.    DAUR HIDUP ARSIP ELEKTRONIK.

Untuk dapat mengelola arsip elektronik dengan baik maka dibutuhkan pengetahuan

tentang daur hidup arsip elektronik sehingga dapat dipelajari pada setiap tahapan. Seperti

halnya arsip konvensional maka arsip elektronik memiliki pula daur hidup mulai dari

tahap penciptaan, penyimpanan dan penemuan kembali, manipulasi, distribusi, dan

penyusutan (Wallace, Lee, and Schubert : 1992) dalam pendapat yang hampir sama, Ray,

Palmer, dan Wohl dalam buku Office Automation: A System Approach mengemukakan

bahwa arsip elektronik memiliki lima tahapan hidup yaitu tahap penciptaan,

penyimpanan dan penemuan kembali, perubahan, distribusi dan penyusutan.

Manajemen arsip elektronik merupakan pengelolaan terhadap keseluruhan daur hidup

mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan arsip elektronik. Dalam pengertian

yang umum manajemen arsip elektronik merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh organisasi (Robert, Brows, dan

Maedke : 1987).

1.      Penciptaan Arsip Elektronik

Penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu dengan penciptaan secara

elektronik atau otomasi dan penciptaan dengan transformasi digital. Penciptaan secara

elektronik adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan peralatan elektronik

seperti kamera digital, perekam suara, perekam video, dan khususnya adalah komputer.

Penciptaan arsip elektronik dengan tranformasi digital sering disebut dengan proses

digitalisasi dimana pengertian digitalisasi secara umum adalah proses penciptaan arsip

elektronik dari arsip konvensional yang bertujuan untuk melindungi arsip konvensional

itu sendiri. Proses digitalisasi memerlukan tahapan-tahapan dimana setiap tahapan

terdapat aturan-aturan yang harus dipenuhi untuk menjaga keotentikan arsip elektronik

yang dihasilkan. Digitalisasi memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang

besar. Waktu terbesar dan konsentrasi tinggi yang digunakan dalam digitalisasi adalah

pada tahapan pembuatan daftar arsip elektronik karena kesalahan dalam penulisan

metadata arsip elektronik berakibat arsip elektronik tersebut kehilangan keotentikannya.

Digitalisasi adalah proses merubah arsip konvensional menjadi arsip elektronik yang

melalui beberapa tahapan sebagai berikut :

1.Tahapan Pemilihan

2.Tahapan Pemindaian

3.Tahapan Penyesuaian

4.Tahapan Pendaftaran

5.Tahapan Berita Acara

a.      Tahapan Pemilihan

Pemilihan arsip konvensional foto dilakukan berdasarkan waktu, kegunaan, informasi,

dan penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih dengan

mempertimbangkan tahun pengolahan arsip, pemilihan dapat dilakukan dari yang paling

muda yaitu dari tahun pengolahan terakhir atau yang paling tua yaitu dari tahun

pengolahan awal. Pemilihan berdasarkan kegunaan berarti arsip dipilih dengan

mempertimbangkan sering dan tidaknya arsip tersebut digunakan, pemilihan berdasarkan

kegunaan lebih mudah karena memang adalah yang sebaiknya dipilih dari yang paling

sering digunakan dan terakhir adalah yang jarang digunakan. Pemilihan berdasarkan

informasi berarti arsip dipilih dengan mempertimbangkan content yang terkandung di

dalam arsip itu sendiri, semakin penting isi dari arsip adalah seharunya semakin cepat

arsip tersebut dipilih untuk didigitalisasi. Yang terakhir pemilihan arsip berdasarkan

penyelamatan berarti arsip dipilih dengan melihat kondisi arsip, semakin buruk

kondisinya maka seharusnya adalah semakin cepat arsip tersebut diselamatkan dengan

digitalisasi.

b.      Tahapan Pemindaian

Setelah selesai melaukan pemilihan arsip yang akan didigitalisasikan maka tahap

selanjutnya adalah mulai melakukan proses pemindaian. Prinsip pemindaian adalah arsip

hanya boleh dikenakan pemindaian satu kali saja, sehingga proses pemindaian harus

dilakukan secara cermat dan tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan

master arsip elektronik. Pemindaian dilakukan dengan tetap memberikan ruang (white

area) dari batas tepi arsip. Sebelum melakukan pemindaian, terlebih dahulu dilakukan

penyesuaian hasil keluaran dari mesin pemindai sesuai dengan hasil yang diharapkan

yaitu master arsip elektronik maka mesin pemindai diset pada resolusi 600 dpi dan format

file TIF tanpa kompresi. Besar file hasil satu kali pemindaian pada arsip konvensional

foto ukuran 10R adalah berkisar antara 50 – 100 Megabyte (MB) sehingga diperlukan

ruang simpan sementara dalam hal ini adalah Harddisk komputer kerja yang cukup besar.

Jika rata-rata besar file hasil pemindaian adalah 50 MB maka untuk 100 arsip maka ruang

simpan yang dibutuhkan adalah sebesar 50 x 100 = 5000 MB = 5 Gigabyte (GB). Jika

jumlah arsip yang didigitalisasi adalah 1000 lembar maka ruang simpan yang dibutuhkan

adalah 50 GB, ruang yang cukup besar mengingat kapasitas harddisk terkecil di pasaran

saat ini adalah sebesar 40 GB dan kapasitas terbesar adalah 200 GB. Sehingga dapat

dikatakan bahwa kapasitas harddisk yang ada saat ini hanya mampu menampung hasil

digitalisasi dengan resolusi 600 dpi dan format TIF tanpa kompresi sebanyak 4000 lembar arsip, jumlah yang sangat sedikit jika dibandingkan dengan volume arsip yang

dihasilkan.

c.       Tahapan Penyesuaian

Nama file hasil proses pemindaian biasanya adalah nama default pemberian mesin yaitu

tergantung dengan mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah

“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urutan pemindaian. Nama file tersebut

tidaklah mencerminkan isi dari arsipnya sehingga perlu dilakukan penggantian nama.

Pemberian nama file tersebut mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor

urut arsip dalam daftar, dan nomor urut lembar arsip dalam satu nomor urut arsip.

d.      Tahapan Pendaftaran

Pada tahap ini setelah nama-nama file hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya

maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Pada daftar yang dibuat

dicantumkan informasi-informasi tentang nomor urut arsip disesuaikan nomor urut arsip

pada daftar pertelaan arsip (DPA), deskripsi arsip yang sama dengan deskripsi arsip pada

DPA, nama file arsip elektronik tanpa ekstensi karena ekstensinya selalu TIF, besar

ukuran file dalam byte, tanggal dan waktu penciptaan arsip elektronik dengan penulisan

tanggal secara lengkap tanggal, bulan, dan tahun, dan penulisan waktu dengan jam:menit.

Informasi lain adalah besar ukuran pixel file hasil digitalisasi dan kedalaman warnanya,

judul tempat simpan permanen, dan terakhir nomor urut tempat simpan permanen.

Informasi-informasi tersebut di atas diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip

elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan sehingga salah satu

ciri arsip yang baik yaitu asli atau autentik dapat tercapai.

e.       Tahapan Berita Acara

Pada tahapan berita acara dilakukan pembuatan berita acara digitalisasi arsip

konvensional ke dalam arsip elektronik. Tahapan berita acara mencantumkan nama

penanggung jawab pelaksanaan digitalisasi dan legalisasi dari pejabat yang berwenang,

jenis perangkat keras yang digunakan detail dari jenis komputer yang digunakan sampai

dengan type mesin pemindai, perangkat lunak dari proses pemindaian, penyesuaian,

sampai dengan pemberian judul media simpan permanen, sarana tunjuk silang ke arsip

konvensional, dan terakhir adalah resolusi yang digunakan.

f.       Pemilihan Media Digitalisasi

Salah satu faktor keberhasilan kegiatan alih media adalah karena ketepatan pemilihan

media penyimpanan arsip elektronik hasil pemindaian dimana pemilihan media

penyimpanan tersebut mengacu pada kriteria tertentu. Salah satu cara sederhana dalam

melakukan pemilihan media penyimpanan adalah dengan mempertimbangkan periode

akses penggunaan arsip elektronik tersebut. Arsip elektronik yang sering digunakan maka

adalah tepat jika disimpan dalam media yang memiliki kecepatan akses seperti hard disk,

untuk arsip elektronik yang tidak terlalu sering digunakan media penyimpanan yang tepat

adalah dari jenis optical disk seperti CD maupun DVD, sedangkan arsip elektronik yang

tidak atau jarang sekali digunakan, penggunaan magnetic media yang bersifat sequential

seperti microfilm atau zip disk adalah yang sesuai.

g.      Kriteria Pemilihan Media.

Cara pemilihan media penyimpanan secara mudah seperti di atas bukan satu-satunya cara

yang tepat tetapi lebih dimaksudkan untuk mempersempit pemilihan media tergantung

dengan jenis arsip elektroniknya. Cara lain adalah dengan mempertimbangkan enam

kriteria pemilihan media penyimpanan yaitu :

ƒLongevity (ketahanan simpan)

ƒCapacity (kapasitas ruang)

ƒViability (pengenalan kesalahan)

ƒObselescence (kemudahan di pasaran)

ƒCost (harga)

ƒSusceptibility (ketahanan pemakaian)

·         Longevity.

Media penyimpanan harus memiliki longevity yaitu daya tahan atau kemampuan untuk

tetap baik pada saat disimpan di dalam lemari penyimpanan. Semakin lama daya tahan

suatu media dapat disimpan dalam lemari penyimpanan maka makin baik pula nilai

longevitynya. Batas suatu media dikatakan baik adalah apabila media tersebut dapat

disimpan sekurang-kurangnya selama 10 tahun, jika kurang dari waktu itu maka

dikatakan kurang baik, dan jika mampu bertahan lebih dari 10 tahun bukan merupakan

nilai lebih karena bisa jadi media tersebut sudah tidak tersedia lagi di pasaran umum.

·         Capacity.

Media penyimpanan harus memiliki capacity yaitu kemampuan untuk menyimpan

dengan kapasitas ruang simpan yang besar. Semakin besar ruang simpan yang dapat

disediakan suatu media maka semakin baik pula media tersebut. Tidak ada ukuran baku

bahwa media penyimpanan dengan ukuran sekian adalah baik atau buruk, karena sifat

media itu sendiri yang selalu bertambah ukuran ruang simpannya sesuai dengan

perkembangan teknologi penyimpanan. Sehingga ukuran ruang simpan adalah relative

dengan membandingkan antara media simpan yang ada di pasaran saat itu.

·         Viability.

Viability adalah kemampun suatu media untuk melakukan pengecekan secara mandiri

terhadap kesalahan dalam penulisan maupun pembacaan dari dan ke media tersebut.

Kemampuan mendeteksi kesalahan khususnya pada saat melakukan penulisan pada

media tersebut merupakan fasilitas yang dibutuhkan mengingat fungsi dari media tersebut

adalah sebagai sarana backup arsip yang merupakan dokumen dengan nilai kesejarahan,

sehingga kesalahan dalam penulisan dalam media yang tidak memiliki kemampuan

mendeteksi kesalahan merupakan kerugian besar, yaitu resiko kehilangan arsip itu

sendiri.

·         Obselescence.

Adalah ketersediaan media penyimpanan tersebut ada atau tidak di pasaran atau apakah

media tersebut gampang didapatkan pada saat itu maupun nantinya pada tahun-tahun

kemudian. Batasan suatu media dikatakan memiliki obselescence yang baik adalah jika

media tersebut mudah di dapatkan minimal sampai dengan 10 tahun kemudian. Jika

kurang dari itu harus segera melakukan pergantian media penyimpanan yang

menggunakan teknologi lebih baru.

·         Cost.

Mudah dipahami, pemilihan media harus mempertimbangkan apakah media

penyimpanan tersebut murah dengan pengertian perbandingan kapasitas dengan biaya

yang harus dikeluarkan adalah ringan. Bisa jadi harga suatu media adalah murah namun

jika memiliki kapasitas yang kecil maka biaya untuk media tersebut adalah mahal jika

dibandingkan dengan media lain dengan harga sedikit lebih mahal namun memiliki ruang

kapasitas beberapa kali lipatnya, contoh perbandingan media seperti ini adalah disket dan CD. Media penyimpanan berupa disket harga per keping lebih rendah sedikit

dibandingkan dengan media CD, namun kapasitas simpan CD berkisar 450 kali kapasitas

disket, sehingga perbendaan harga per keping yang sedikit menjadi tidak berarti jika

dibandingkan dengan kapasitas muat penyimpanannya.

·         Susceptibility.

Seperti longevity, kriteria terakhir adalah tentang daya tahan media, bedanya adalah

susceptibility merupakan kemampuan untuk tetap dalam kondisi yang baik pada saat

dipergunakan. Ukuran kemampuan daya tahan yang baik atau tidak adalah dengan berapa

kali media tersebut masih dalam keadaan baik jika dilakukan akses baca. Jika media

penyimpanan tersebut masih mampu dibaca hingga 1000 kali maka dikatakan media

tersebut adalah baik, jika kurang dari itu adalah buruk.

h.      Tujuan Pengolahan Rekod Elektronik

Tujuan pengolahan rekod elektronik adalah untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk para pemakai hal ini di ungkapkan oleh Wilkinson (1993:234) yaitu pengolahan data elektronik menghasilkan informasi yang : 

1. Relevant

2. Improve thoughput

3. Effeciency

4. Time lines

5. Flexibility

6. Accuracy and security

Hal tersebut dapat di uraikan sebagai berikut:

1. Relevant, suatu sistem informasi mempunyai kemampuan pemrosesan terbatas jadi hanya data yang relevan dengan kebutuhan sekarang atau masa depan.

2. Improve thoughput, salah satu ukuran dari sistem konversi data adalah laju konversinya, kuantitas data yang di konversi sistem selama suatu priode waktu tertentu peningkatan laju konveksi meningkatkan kinerja sistem.

3. Efficiency, Istilah efisieni, mengacu pada hasil yang di hasil yang dicapai dengan kumpulan sumber daya tertentu. Sistem konversi data yang efisien pada umumnya menghasilkan laju konversi yang tinggi dengan biaya yang wajar.

4. Time lines, mengkonvesi daya biaya wajar sasaran terahir ini merupakan sasran yang sifat nya paling luas atau berbanding terbalik dengan sasaran yang lain sebagai contoh: efisien lurus dengan kehematan sedangkan ketepatan waktu umumnya berbanding lurus terbalik dengan kehematan.

5. Flexibility, kebanyakan perusahaan sangat sering mengalami perubahan oleh karena itu sangatlah penting agar sistem konversi data mampu menghadapi perubahan ini secara lancar, efektif dan mampu melayani berbagai kebutuhan penggunanya.

6. Accuracy and security, untuk menghasilkan bahwa data yang di dapat diandalkan, sistem konversi data membutuhkan tindakan pengendalian dan pengamanan yang memadai. 

i.        Manfaat Pengolahan Rekod Elektronik

Menurut Undang-Undang no 88 tahun 1999 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan disebutkan, bahwa “dokumen organisasi adalah data, catatan, dan keterangan yang di buat dan di terima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar”. 

Pengarsipan dokumen yang berbentuk elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain:

1. Pengumpulan informasi yang baik, konsisten dan mudah dalam proses temu balik

2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antara unit organisasi.

3. Memudahkan penyusunan informasi secara terstruktur.

4. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat.

5. Meningkatkan kwalitas layanan publik.

6. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang.

7. Lebih responsif pada perubahan.

Sedangkan menurut Romney (1997:302) manfaat pengolahan rekod elektronik yaitu:

1.Fast data tramission speed, komputer dapat memindahkan informasi dari suatu komputer lainnya berlangsung secara otomatis dan cepat.

2.Fewer clerical errors, pemasukan data yang hanya di lakukan sesekali memperkecil kemunkinan terjadinya kesalahan.

3.Cost saving, dalam melakukan sistem pengolahan data dengan komputer, mengurangi penggunaan kertas, biaya koresponden, biaya timbul akibat kesalahan, biaya penyimpanan, sehingga penerapan sistem pengolahan data elektronik dapat mengurangi berbagai macam biaya dalam jumlah besar.

4.Better customer services, dengan menerapkan sistem pengolahan data elektronik, menerima pesanan dan mengirimkan pesanan dapat di lakukan dalam hari yang sama, barang yang dikirimkan kepada komsumen sesuai dengan permintaan konsumen, sehingga akan meningkatkan kepuasan konsumen.

5.Survival, dengan segala kelebihan sistem pengolahan data elektronik maka perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lain dan mampu bertahan kerena seiring dengan waktu persaingan emakin lama semakin ketat.Sesuai dengan urian diatas disimpulkan bahwa rekod elektronik mudah di buka dan ditelusuri isi dan riwayatnya, recod elektronk memungkinkan pembagian informasi (infomasi sharing) yang efektif, serta dapat memberikan kontribusi pada penyebarlusan informasi. Rekod elektronik harus dikelola dengan baik untuk menjamin integrasi, keabsahan, dan keaslianya. Rekod elektronik yang berisi  transaksi elektronik harus dijaga agar tetap memenuhi syarat dan bobot nilai informasinya.

2.      PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK

Proses data penyimpanan secara sederahana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih.Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi.Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan.

Media penyimapanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau diskoptic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalamsektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda.Ini berarti bahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya.

Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan.Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppydisk,hard disk,dsb.

Pemberian label nama baik yangbersifat eksternal maupun internal secara standar,terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi.Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.

3.      PEMELIHARAAN DAN PERLINDUNGAN ARSIP ELEKTRONIK

Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah, dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak pengguna.Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada temperature antara 50 derajat dan 125 derajat F. 

Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak pengguna bila mereka mengetahui nama filenya.Dalam suatu database,computer bisa diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

4.      SISTEM TEMU BALIK REKOD

Salah satu hal terpenting dan menjadi bagian tak terpisahkan adanya proses temu kembali informasi, dimana secara spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi. Temu kembali rekod sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi rekod bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Menurut Sulistyo-Basuki (1992:7). “Temu balik informasi” merupakan istilah generic yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data dari fakta yang dimiliki unit informasi atau perpustakan”.

Adapun pendapat menurut Salton (1983:3) mendefinisikan sistem temu balik sebagai: Suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi. Dapat tidaknya suatu dokumen terpanggil dari suatu file (situs) adalah tergantung pada kesamaan antara dokumen dan query.

Sedangkan menurut Hasugian (2009:53) lebih jelas lagi menyatakan bahwa: “ Sistem temu balik informasi adalah suatu proses untuk mengidenfikasi dan memanggil/menemukan (retrieve) dokumen tertentu dari suatu simpanan (file) sebagai jawaban atas permintaan informasi”.

Berdasarkan uraian pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa, penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi.

Sistem Temu Kembali Informasi merupakan sistem yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Salah satu hal yang perlu diingat adalah bahwa informasi yang diproses terkandung dalam sebuah dokumen yang bersifat tekstual.

a.      Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Rekod

Sistem Temu Kembali Informasi didisain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem Temu Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti dikemukakan oleh Belkin (1980 : 133) sebagai berikut:

1.Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep.

2.Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik.

3.Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).

Berkaitan dengan sumber informasi disatu sisi dan kebutuhan informasi pengguna disisi yang lain, sistem temu kembali informasi berperan untuk:

1.Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna.

2.Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan.

Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti dikemukakan oleh Kent (1971) adalah sebagai berikut:

1.Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.

2.Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)

3.Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna. 

4.Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.

5.Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.

6.Menemu-kembalikan informasi yang relevan.

7.Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

Dari penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa temu balik informasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi berdasarkan kebutuhan pemakai. Dalam hal ini Sistem Temu Kembali Informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan (query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataan-pernyataan pencarian yang tepat. Selanjutnya pernyataan-pernyataan pencarian tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matching function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen.

b.      Komponen Sistem Temu Kembali Rekod

Menurut Lancaster (1979) Sistem Temu Kembali Informasi terdiri dari 6 (enam) subsistem, yaitu:

1.Subsistem dokumen

2.Subsistem pengindeksan

3.Subsistem kosa kata

4.Subsistem pencarian

5.Subsistem antarmuka pengguna-sistem

6.Subsistem penyesuaian.

Dokumen sebagai objek data dalam sistem temu kembali informasi merupakan sumber informasi. Dokumen biasanya dinyatakan dalam bentuk indeks atau kata kunci. Kata kunci dapat diekstrak secara langsung dari teks dokumen atau ditentukan secara khusus oleh spesialis subjek dalam proses pengindeksan yang pada dasarnya terdiri dari proses analisis dan representasi dokumen. Pengindeksan dilakukan dengan menggunakan sistem pengindeksan tertentu, yaitu himpunan kosa kata yang dapat dijadikan sebagai bahasa indeks sehingga diperoleh informasi yang terorganisasi. Sementara itu, pencarian diawali dengan adanya kebutuhan informasi pengguna.

Sementara itu Tague-Sutcliffe (1996:23 ) melihat Sistem Temu Kembali Informasi sebagai suatu proses yang terdiri dari 6 (enam) komponen utama yaitu:

1.Kumpulan dokumen

2.Pengindeksan

3.Kebutuhan informasi pemakai

4.Strategi pencarian

5.Kumpulan dokumen yang ditemukan 

6.Penilaian relevansi

Bila diperhatikan dengan seksama, perbedaan komponen Sistem Temu Kembali Informasi menurut Tague-Sutcliffe (1996:86) terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai. Dalam proses pencarian informasi terjadi interaksi antara pengguna dengan sistem (mesin) baik secara langsung maupun tidak langsung.

5.      PENYUSUTAN ARSIP ELEKTRONIK

Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya tahan yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya.Oleh Karenanya penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada system desain atau tahap perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.

E.     KEUNTUNGAN ARSIP ELEKTRONIK

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari penyimpanan arsip elektronik adalah :

1.    Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional  kedalam media arsip elektronik.

2.    Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)

Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.

3.    Efisiensi waktu akses

Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.

4.    Pengematan SDM

Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi  dapat dilakukan dengan cepat.

5.    Memperkecil kemungkinan kehancuran data

Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

F. KELEMAHAN

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

2. Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain;

3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.